Λειτουργία, συντήρηση και υποστήριξη του ασύρματου συστήματος μετάδοσης δεδομένων (VBI)»

Α)    Λειτουργία του συστήματος VBI καθ’ όλη την διάρκεια του σχολικού έτους.

Υπενθυμίζουμε ότι το σύστημα μετάδοσης δεδομένων VBI πρέπει να λειτουργεί σε καθημερινή βάση και για όλο το ωράριο λειτουργίας της αντίστοιχης υπηρεσίας (Σχολείο, Γραφείο, Διεύθυνση) έτσι ώστε, αφενός να είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή η λήψη διοικητικών εγγράφων και αφετέρου να γίνονται αντιληπτές αμέσως οι τυχόν βλάβες και να επιδιορθώνονται το συντομότερο δυνατό.

Οι Διευθυντές των Διευθύνσεων και οι Προϊστάμενοι των Γραφείων, καθώς και οι Διευθυντές των Σχολείων πρέπει να επιληφθούν προσωπικά του ζητήματος της καθημερινής λειτουργίας του συστήματος VBI, ώστε να μην παρατηρείται το φαινόμενο εκπαιδευτικές μονάδες να μη λαμβάνουν έγγραφα παρά το ότι το σύστημά τους δεν έχει υποστεί καμία βλάβη.

Απαιτείται επίσης να χρησιμοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα ο εναλλακτικός τρόπος λήψης δεδομένων (μέσω modem), ώστε να διαπιστώνεται ότι λειτουργεί ομαλά και αυτός. Ο έλεγχος λειτουργίας του εναλλακτικού τρόπου λήψης δεδομένων γίνεται απλώς με τη χρήση (δηλαδή τη σύνδεση με modem και τη λήψη αρχείων). Σημειωτέον ότι τα εκπεμπόμενα με τον κύριο τρόπο (τηλεοπτικό σήμα) αρχεία θα είναι διαθέσιμα για λήψη και με τον εναλλακτικό τρόπο, ακριβώς για να διευκολύνεται ο έλεγχος λειτουργίας του.

Β)   Συντήρηση – Υποστήριξη λειτουργίας του συστήματος VBI.

Υπενθυμίζουμε ότι όλες οι συσκευές που αποτελούν το σύστημα λήψης δεδομένων VBI καλύπτονται από σύμβαση συντήρησης που ισχύει καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Υπεύθυνος συντήρησης και για το τρέχον σχολικό έτος, όπως αναφέρεται στην παραπάνω σύμβαση, είναι η εταιρία ALTEC. Ως εκ τούτου πρέπει να αποφεύγονται οι επιδιορθώσεις-βελτιώσεις στο σύστημα από εκπαιδευτικό ή ιδιώτη τεχνικό, διότι οι επεμβάσεις τρίτων ενδεχομένως θα θέσουν το συγκεκριμένο μηχάνημα εκτός σύμβασης.

Σε κάθε περίπτωση, πριν από επέμβαση για την επιδιόρθωση βλαβών να προηγείται επικοινωνία με το Γραφείο Υποστήριξης (Help Desk) της εταιρείας ATLEC (τηλ. : 210-68.72.800). Αν το πρόβλημα δεν είναι δυνατόν να επιλυθεί μέσω τηλεφωνικών οδηγιών, ακολουθεί επί τόπου επίσκεψη εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου μέσα στις χρονικές προθεσμίες που αναφέρονται στη σύμβαση συντήρησης.  Σημειώνουμε ότι για προβλήματα που το Γραφείο Υποστήριξης εκτιμά ότι αφορούν την κάρτα BOCOM ή τα κλειδιά USB, το Γραφείο Υποστήριξης μπορεί να ζητήσει από την εκπαιδευτική μονάδα να  έρθει σε επικοινωνία απευθείας με την εταιρεία FAST (τηλ. 210-60.10.844) ή - εάν τα τυχόν προβλήματα αφορούν τον εναλλακτικό τρόπο μετάδοσης - την εταιρεία IDEAL (τηλ. 210-32.33.169)

Τονίζουμε και πάλι ότι η κάρτα BOCOM ή το κλειδί αποκρυπτογράφησης USB δεν επιτρέπεται να απομακρύνονται από την εκπαιδευτική μονάδα, παρά μόνο αφού έχει ενημερωθεί (εγγράφως ή τηλεφωνικά τουλάχιστον) η υπηρεσία μας, και μόνο για αντικατάστασή τους λόγω βλάβης. (Τα κατεστραμμένα κλειδιά ή κάρτες δεν πρέπει να πετιούνται, διότι επιστρέφονται).

Πιο συγκεκριμένα στην περίπτωση αλλαγής κάρτας BOCOM, σας επισημαίνουμε ότι πρέπει να τηρείται η ακόλουθη διαδικασία:

1)      Άμεση ενημέρωση της Υπηρεσίας με αποστολή εγγράφου προς την αρμόδια Διεύθυνση ή το Γραφείο Δ/θμιας Εκπ/σης, η οποία με τη σειρά της θα το κοινοποιεί στην Υπηρεσία μας και στη Δ/νση Λειτουργικών Υποδομών Πληροφορικής και νέων Τεχνολογιών, Τμήμα VBI.

2)      Στο έγγραφο, μεταξύ άλλων, θα αναφέρονται τόσο ο αριθμός της νέας κάρτας  BOCOM όσο και της προηγούμενης, καθώς και το τηλέφωνο του modem.

Ιδιαίτερη προσοχή να δοθεί στο θέμα της φύλαξης των κλειδιών USB, αφού τυχόν απώλειά τους θα δημιουργήσει προβλήματα στη διεξαγωγή των εξετάσεων. Η ευθύνη φύλαξής τους ανατίθεται στους Διευθυντές (για τα Σχολεία) και στους Προϊσταμένους και Διευθυντές (για τα Γραφεία Δ/θμιας και τις Διευθύνσεις Δ/θμιας Εκπ/σης αντίστοιχα).

Γ)    Φύλαξη μηχανημάτων συστήματος VBI συγχωνευθέντων ή καταργηθέντων σχολείων.

Σε περίπτωση κατάργησης ή συγχώνευσης μιας εκπαιδευτικής μονάδας εξοπλισμένης με σύστημα VBI (Γενικό Λύκειο, ΤΕΕ, Γυμνάσιο με λυκειακές τάξεις, κ.λ.π.), τα μηχανήματα που αποτελούν το σύστημα καθώς και τα κλειδιά USB πρέπει να παραδίδονται στην Δ/νση Δ/θμιας Εκπ/σης, ή στο Γραφείο στο οποίο ανήκε η εκπαιδευτική αυτή μονάδα. H Διεύθυνση  Δ/θμιας Εκπ/σης (ή το Γραφείο Δ.Ε.) είναι υπεύθυνη για την προσωρινή φύλαξη τους και οφείλει να ενημερώσει αμέσως την υπηρεσία μας για την παραλαβή τους.

Τα μηχανήματα φυλάσσονται με ευθύνη του αρμόδιου Γραφείου ή  Διεύθυνσης Δ/θμιας Εκπ/σης μέχρι να παραληφθούν από τον ΟΣΚ για επιστροφή στις αποθήκες, ή να διατεθούν - μετά από σχετική εντολή της Υπηρεσίας μας - σε νεοϊδρυθέντα Σχολεία της περιοχής.

Δ)  Η απαρέγκλιτη εφαρμογή των παραπάνω μέτρων από όλες τις εκπαιδευτικές μονάδες είναι επιβεβλημένη και στοχεύει στο να λειτουργεί το σύστημα ομαλά καθ’ όλη τη διάρκεια του σχολικού έτους για την μετάδοση διοικητικών εγγράφων, ενώ συγχρόνως διασφαλίζει ότι τυχόν αναφορές δυσλειτουργιών ή βλαβών και η επιδιόρθωσή τους δεν συσσωρεύονται στο τέλος της χρονιάς - ακριβώς πριν την περίοδο των πανελληνίων εξετάσεων.

                                                                                                                                              Ο